3.4.2.5個人情報を3.4.2.4以外の方法によって取得する場合
（１）個人情報を3.4.2.4以外の方法（直接書面以外の方法）によって取得する場合は、あらかじめその利用目的を公表している場合を除き、速やかにその利用目的を、本人に通知し、又は公表しなければならない。ただし、次に示すいずれかに該当する場合は、通知又は公表を必要としない。
ａ）利用目的を本人に通知し、又は公表することによって本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合。
ｂ）利用目的を本人に通知し、又は公表することによって当社の権利又は正当な利益を害するおそれがある場合。
ｃ）国の機関又は地方公共団体が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、利用目的を本人に通知し、又は公表することによって当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。
ｄ）取得の状況から見て利用目的が明らかであると認められる場合。
（２）社内承認の手続き
① 新種の個人情報を直接書面以外の方法で取得する場合、取得にあたる部門の責任者は、「新規個人情報取得申請書」に通知又は公表の方法を含む必要事項を記入し、自部門の個人情報保護部門管理者経由で個人情報保護管理者の承認を得る。
② （１）のａ）～ｄ）に該当するため通知又は公表を要しない場合は「新規個人情報取得申請書」に不要な理由等必要事項を記入し、自部門の個人情報保護部門管理者経由で個人情報保護管理者の承認を得る。
（３）予め利用目的を公表する方法及び取得後速やかに通知又は公表する方法
① 予め公表する方法
直接書面以外の方法で取得する個人情報の利用目的を含む文面について個人情報保護管理者の承認を得た上で、当社ホームページ上で公表する。
② 取得後速やかに通知又は公表する方法
直接書面以外の方法で取得した個人情報の利用目的を含む文面について個人情報保護管理者の承認を得た上で、以下のうち合理的かつ適切な方法を選択して通知又は公表を行う。
ｱ）文書での連絡
ｲ）電話又は面談による口頭通知
ｳ）当社ホームページ上での公表
（４）個人情報を取得後に利用目的を通知又は公表した場合にはその日付を記録する。
（５）（１）のｄ）を適用する場合は以下の場合に限定する。
① 名刺交換により取得した個人情報
② 入退管理のために来訪者から取得する個人情報
③ 見積書・請求書・契約書等に記載された個人情報
④ 受信メールに含まれるメールアドレス及びシグネチャー（署名）
開示対象個人情報の開示
（１）本人から、当該本人が識別される開示対象個人情報の開示（当該本人が識別される開示対象個人情報が存在しないときにその旨を知らせることを含む）を求められたときは、法令の規定によって特別の手続が定められている場合を除き，本人に対し、遅滞なく、当該開示対象個人情報を書面（開示の求めを行った者が同意した方法があるときは、当該方法）によって開示しなければならない。ただし、開示することによって次のａ）～ｃ）のいずれかに該当する場合は、その全部又は一部を開示する必要はないが、そのときは、本人に遅滞なくその旨を通知するとともに、理由を説明しなければならない。
ａ）本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
ｂ）当社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
ｃ）法令に違反することとなる場合
（２）開示を求められた場合の処理手順
開示を求められた場合、原則として本人から「開示対象個人情報開示等請求書」を提出してもらい、その記載内容に基づいて以下の通り処理を実施する。
① 開示対象情報を確認の上、必要事項を確認する
② 「苦情・相談等受付処理票」に必要事項を記入する。
③ 苦情相談窓口責任者と個人情報保護管理者で対応を協議し、本人への回答内容を立案する。但し、（１）のａ）～ｃ）に該当する場合で開示の求めに応じない場合、その理由の説明について立案する。
④ ③について、個人情報保護管理者の承認を得る。
⑤ 開示についての本人への回答（求めに応じない場合はその旨の回答と③で立案した理由の説明）は3.4.4.4（２）の⑤に従って行う。
